Accompagnement des organismes de formation

Comment gérer mes dates de session de formation dans Esia ?

Définition de "sessions de formation" :

Périodes pendant lesquelles l'action de formation se déroule dans un centre de formation et/ou dans une entreprise et/ou à distance.

À savoir absolument :

Les dates de session génèrent le "numéro de session Carif-Oref". Ce numéro est le lien informatique pour les sessions entre la base Emfor et Pôle Emploi (outil Kairos).
En complément, voir la rubrique "où trouver mon numéro de session Carif-Oref ?"

Ne pas supprimer des sessions déjà publiées. Si besoin, prendre contact impérativement avec l'équipe Offre.

Attention : une action de formation ayant un lieu et/ou des modalités différentes doit faire l'objet d'une nouvelle Action de formation, il faut donc créer un nouvel onglet Action de formation (AF) dans Esia.

Les dates de sessions de formations conventionnées, notamment par la Région Bourgogne-Franche-Comté, sont modifiées par Emfor. Les demandes de modification doivent être adressées au financeur par l'organisme de formation.

Procédure de saisie

Pour gérer les dates, il faut se rendre dans l'onglet AF "Action de formation" de la formation concernée.

Une action de formation porte au minimum 1 session.

Un encart de saisie permet d'indiquer les dates de session ; il est possible de saisir plusieurs sessions pour une même action de formation :

encart dates [©crédits Emfor]

Pour créer une date :

  • Indiquer si la formation est à "Dates fixes" ou en "Entrée/sortie permanente".

type de session [©crédits Emfor]

Choisir un type de session

"Dates fixes" : de préférence pour une action de formation longue, dont les dates sont posées ou prévisionnelles.

"Entrée/sortie permanente" : pour une action de formation dont le démarrage ou la fin de période de formation peut s'effectuer indifféremment tout au long de l'année et sans date prédéterminée.
Les dates début et fin désignent dans ce cas une période plus ou moins longue de 1 à quelques années. Ce type de session permet de déclarer les formations courtes (quelques jours) à dates récurrentes.

  • Cliquer sur l'icône " + ".

date icone plus [©crédits Emfor]

  • Ajouter les dates à l'aide des calendriers proposés.
  • Enregistrer la ligne ajoutée en cliquant sur l'icône "disquette".

date icone disquette [©crédits Emfor]

Pour modifier une date :

  • Cliquer sur la ligne de la session à modifier, cette ligne s'affiche en jaune.
  • Cliquer sur l'icône "crayon".

date icone crayon [©crédits Emfor]

  • Modifier les dates à l'aide des calendriers proposés.
  • Enregistrer la ligne modifiée en cliquant sur l'icône "disquette"

date icone disquette [©crédits Emfor]

  • Enregistrer en bas de page.

Pour supprimer une date :

Contacter l'équipe Offre d'Emfor.

Rappel important

Pour toute création ou modification d'une Action de formation :

  • Enregistrer en bas de page pour valider la saisie.

enregistrer_onglet [©crédits Emfor]

  • Demander la validation.

demander_validation [©crédits Emfor]