Auxiliaire spécialisé vétérinaire

Objectifs

• Gérer la relation avec les clients (accueil, prise en charge, renseignements, gestion des urgences) ;
• Gérer les aspects administratifs et comptables du centre vétérinaire (suivi des dossiers clients, suivi et gestion des relations avec les fournisseurs ; vente de produits, participation à la démarche qualité)
• Avoir la charge de l’hygiène et de la sécurité au sein du centre vétérinaire (désinfection, et nettoyage des locaux, prévention des risques professionnels, gestion des déchets)
• Assurer une aide aux soins vétérinaire sur instructions du vétérinaire, y compris pré- péri- et post-opératoire (contention, assistance opératoire et post opératoire, …)
• Conseiller les clients sur leurs animaux en termes d’hygiène soin et sécurité (alimentation, soin, comportements, etc).

Contenu de la formation

• Accueillir les clients au téléphone ou physiquement en structure vétérinaire en tenant compte des éventuelles situations de handicap afin de les renseigner sur les modalités de consultation avec un praticien.
• Gérer la prise de rendez-vous sur le logiciel interne de la structure vétérinaire et adapter les plannings.
• Reconnaitre et gérer une personne et/ou un animal stressé ou créant une situation de conflit afin d’identifier les solutions possibles pour l’accompagner au mieux et temporiser pour alerter le vétérinaire.
• Proposer au client un questionnaire médical de triage réalisé par le vétérinaire permettant d’apprécier le caractère urgent du motif de consultation pour que ce dernier puisse décider éventuellement d’une prise en charge rapide et qualitative.
• Etre en mesure d’accueillir une clientèle internationale non francophone.
• Garantir l’organisation et la sécurisation de la zone d’accueil dans le respect du bien-être animal ainsi que la présentation visuelle de la zone de vente d’une structure vétérinaire.
• Traiter et diffuser des informations à la clientèle ou en provenance de la clientèle à l’aide de supports numériques (google, site internet, réseaux sociaux.
• Constituer et actualiser le dossier médical et administratif des clients et de leurs animaux de façon individuelle en utilisant un logiciel professionnel, en collectant les informations (symptômes pathologiques, état vaccinal) en utilisant le vocabulaire médical adapté, en respectant les règles relatives au secret médical et en collectant les informations opératoires et post opératoires afin d’assurer la traçabilité des événements et d’informer le vétérinaire des changements et évolutions notables.
• Etablir un devis et/ou une facture qui respecte la règlementation en la matière (article L441-9 du code de commerce) ; dans une optique de bonne gestion, réaliser les suivis des devis et leur classement dans le logiciel de facturation (modifié, effectué, annulé, etc).
• Réaliser les encaissements par les moyens de paiements disponibles (espèces, CB, chèques, virements).
• Inscrire le client et son animal aux systèmes de relance automatisée ou manuelle afin d’assurer le suivi après la visite en clinique (relance vaccinal, examen annuel, pathologies chroniques)
• Effectuer le suivi des règlements, la gestion des feuilles de soin et relancer les factures impayées.
• S’assurer des conditions de stockage et contrôler l’état des stocks des médicaments, petfoods, accessoires, consommables et matériel médical en réalisant un tableau de suivi sur un tableur ou un logiciel afin d’anticiper les commandes en respectant les dates de péremption.

Résultats attendus de la formation

Certification(s)

• Auxiliaire spécialisé vétérinaire
• Certification active
• Niveau de sortie : Niveau 4 - Niveau BAC, BAC Pro, BP
• Certificateur : Institut des métiers de la filière animale