Dans le respect des consignes et en prenant en compte l'environnement de la structure, il assure les travaux courants de secrétariat : il présente, saisit et actualise des documents professionnels à l'aide des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure.
Au quotidien, il assure l'accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier ; il effectue les recherches nécessaires pour répondre aux demandes d'informations tant à l'interne qu'à l'externe.
Pour optimiser les organisations internes, il utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones, et adopte une attitude écoresponsable en numérisant des documents, en local ou sur des serveurs distants tels que dans un cloud, afin d'assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.
L'employé administratif et d'accueil exerce son activité sous la responsabilité de la hiérarchie et en relation avec les différents services internes comme avec les partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont données, avec réactivité. Il respecte les règles de confidentialité et veille à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure.
L'emploi s'exerce au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Il nécessite un savoir-faire mobilisant des qualités personnelles comme des compétences techniques. L'utilisation quotidienne d'outils collaboratifs, d'une messagerie et de logiciels spécifiques à la structure implique, en permanence, une actualisation des compétences liées aux évolutions technologiques.
Les conditions d'exercice varient selon la structure dans laquelle il peut assurer tout ou partie des activités de l'emploi. Dans des structures de taille importante, les activités sont déterminées par les spécificités du service et nécessitent un autocontrôle du respect des procédures. Dans des PME et TPE, une certaine autonomie est nécessaire ainsi qu'une bonne capacité d'adaptation aux différents contextes de travail.
L'employé administratif et d'accueil doit faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d'activité dans un environnement qui peut être bruyant. La simultanéité des tâches et l'afflux de visiteurs et d'appels téléphoniques nécessitent une capacité d'organisation et de contrôle de soi, dans une posture de service.
Compétences à acquérir : réaliser les travaux administratifs, accueillir et renseigner les interlocuteurs. L’option secrétaire de mairie est née d’un partenariat avec le CDG 70, afin d’apporter les compétences spécifiques à un.e secrétaire de mairie.
Durée totale de la formation: 1372 heure(s)
Durée en centre: 581 heure(s)
Durée en entreprise: 791 heure(s)
Durée variable en entreprise. Rythme d'alternance selon le calendrier prédéfini.
Modalités d'enseignement: Formation mixte (FOAD et présentiel)
Rythme: Temps plein
AP En apprentissage : Oui
GRETA Haute-Saône - Nord Franche-Comté
32 a rue des grands jardins
25200 - Montbéliard
GRETA Haute-Saône - Nord Franche-Comté
Voir la fiche complète de l'organisme formateur
Contacter l'organisme formateur pour cette session
Niveau entrée requis : Niveau 3 (CAP, BEP)
Statut(s) des publics accueillis :
Public de la formation initiale, Tout public
Conditions spécifiques d'admission (ou pré-requis) : - Être titulaire d'un diplôme de niveau CAP - Avoir 17 ans minimum
Frais de formation pris en charge.
Raison sociale : LYCEE POLYVALENT TECHNOLOGIQUE EDOUARD BELIN
18 Rue Edouard Belin - 70000 Vesoul
03 84 76 07 46
Voir la fiche complète de l'organisme Voir le site web Géolocaliser
Lien vers fiche CERTINFO
Cette formation est indexée aux domaines suivants :
Spécialité de formation NSF :
Lien vers les descriptions métiers France Travail : (ROME)